PROTOCOLO EMPRESARIAL

CONCEPTO

El protocolo empresarial es el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que establecen unas pautas de convivencia y, en definitiva de comunicación.

Otra definición de protocolo empresarial sería el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de actos promovidos por empresas privadas.

Por otro lado, podemos hablar también de protocolo empresarial mixto, que son aquellos actos en los que participan tanto empresas privadas como instituciones públicas. Se combinan, normas establecidas por el Estado con usos y costumbres establecidas por las empresas.

El concepto de protocolo empresarial va evolucionando y son ya algunos los que han argumentado un nuevo concepto de protocolo empresarial como Don Gerardo Correas Sánchez, experto en protocolo. El habla de  su ‘Teoría del 6’, basada en seis máximas para conseguir los correspondientes objetivos: imagen, proyección, comunicación, procedimiento, rentabilidad y prestigio.

http://www.protocolo.com/web_files/noticias/Noticias/2007/Junio/20Jun07/elarticulogerardo.htm

ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES OBJETIVOS

Es importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias características y objetivos. Dependiendo de lo que estemos interesados en conseguir, elegiremos un tipo de acto u otro.

Cuando se realiza cualquier tipo de acto, hay que acudir al entorno de negociación y a las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen diferenciadora de la empresa.

El objetivo principal de los actos se resume en tres puntos principales que son:

*NEGOCIACIÓN

*ACUERDO

*BENEFICIOS

En nuestra empresa todo evento es una herramienta de comunicación tanto para el público interno como externo de la empresa, Por lo tanto debemos de cuestionarnos¿ qué mensaje quiero transmitir?, ¿qué imagen quiero que mis clientes y los miembros de mi staff tengan de mi empresa?, ¿puedo realizar esa tarea yo solo?.

Debemos recordar que los eventos connotan también como somos como profesionales y que grado de compromiso tenemos para con nuestro público. Así pues, fijar previamente los objetivos sirve como guía para planificar el evento en sí, y además nos permitirá medir si el mensaje que queríamos emitir fue transmitido exitosamente y si no fue una pérdida de tiempo y de recursos.

TIPOS DE ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES

Hay que distinguir entre actos ajenos que son aquellos organizados por otras entidades a los que asiste nuestra empresa. Dentro de estos pueden ser con participación directa (algún protagonista), y sin participación directa (como participantes del evento). Y actos propios, que pueden ser actos externos fuera del ámbito de la empresa pero organizados por la empresa, y actos internos que son actos sencillos y rápidos, como reuniones profesionales de corta duración. Su duración no puede llevar retrasos en la jornada laboral. Suelen ir acompañados de algo de bebida y comida de sencilla elaboración.

Reuniones de trabajo con buffet

Son encuentros profesionales a los que se suma la presentación estratégica de múltiples platos o productos como un estímulo para el cliente que asiste a la reunión. Ofrecen un servicio rápido, oferta atractiva y visualizada en el momento. El comensal confecciona él mismo, su menú.

Tipos de actos

Buffet desayuno:

Buffet Brunch: (breakfast + lunch, 11.00 – 14.00 h)

Buffet exclusivamente de entrantes y postres: Poco frecuente en protocolo

Buffet libre de almuerzo o cena

Sustituye al menú en los hoteles. El comensal aumenta el número de opciones para confeccionar su menú. Las bebidas se suelen servir en la mesa por el camarero y pueden no estar incluidas en el precio.

Buffet a la parrilla o barbacoa: Rompe con el protocolo y busca la creación de vínculos amistosos. Es uno de los servicios más utilizados para reuniones de trabajo.

Buffet específico concertado: Oferta gastronómica de alta calidad y sofisticación decorativa para un número elevado de comensales. Opción muy utilizada en el protocolo empresarial.

 Reuniones de trabajo con acompañante: Almuerzo o cena.

En protocolo este tipo de reuniones constituyen un momento puntual para la negociación con un claro predominio de la distensión de las relaciones sociales.

 Es un perfecto momento para brindar las atenciones especiales y al mismo tiempo para negociar, pero muy discretamente ya que en ella se encuentran también los cónyuges.

 Se debe elegir un sitio de prestigio, calidad, con estilo, buena comida, excelente servicio, bar separado para el aperitivo, intimidad y aparcacoches o parking.

Los anfitriones deben llegar como mínimo 15 minutos de antelación, siempre es preferible en protocolo esperar a ser esperado.

 No se debe llevar dinero en efectivo para las propinas que se entregarán al final del servicio, si el lugar de celebración es nuestro lugar de trabajo. Será aproximadamente el 10% del importe de la factura.

Reuniones Profesionales

Son organizados mayoritariamente por OPC y agencias de viajes especializadas. Surgen del auge del mercado de las reuniones profesionales.

Sus funciones son la de asesorar, organizar y controlar, todos los servicios necesarios para el desarrollo de la  reunión.

Tipos de actos:

Reuniones Virtuales

Junta o Asamblea

Convenciones

Congresos

Cursos, seminarios y simposios

Jornadas profesionales

Jornadas de puertas abiertas

Ferias y exposiciones

Reuniones virtuales: Es la opción tecnológica cada vez más utilizada por directivos.

Ventajas: Evita pérdida de tiempo en desplazamientos, así como facilita la organización de reuniones en cualquier sala o despacho que se desee.

Convenciones: Es la convocatoria realizada de forma puntual y de carácter cerrado, con una duración aproximada de 3-4 días.

Dirigido a trabajadores de una determinada categoría,  pertenecientes generalmente a una misma empresa o grupo de ellas.

Objetivo: Mejorar la comunicación y relación entre ellos. Presentación de nuevos productos.

Asamblea o juntas: Reunión periódica convocada por el Consejo de Administración de una empresa. Tiene una duración de varias horas.

Dirigido a miembros de la empresa y accionistas.

Objetivo: Informar, analizar resultados, repartir dividendos o resolver problemas.

Congresos: Celebración periódica y conocida con anterioridad, de carácter científico, político, económico o laboral.

Participación mínima, 100 personas.

Duración aproximada 3-4 día..

Dirigido a científicos, políticos, trabajadores de un sector específico, economistas, etc.

Se suele entregar un diploma al término del mismo

Objetivo: investigar, actualizarse y relacionarse con otros profesionales de la especialidad.

Jornadas profesionales: Son reuniones puntuales con una duración variable de días u horas.

Dirigido a profesionales pertenecientes a un mismo sector.

Objetivo: Favorecer las relaciones personales y el intercambio de experiencias.

Jornadas de puertas abiertas: Acto protagonizado por una o varias empresas para darse a conocer. Su duración es variable.

Dirigido a particulares y profesionales.

Empresas con adecuadas.

Objetivo: Comercial, venta de productos, publicidad, etc.

Ferias: Son actos periódicos que siempre se celebran en el mismo lugar para exhibir bienes, servicios o productos, con fines comerciales.

Dirigido a profesionales. También particulares, aunque generalmente se estipulan unos días concretos para cada uno.

Objetivo: Obtener una visión más amplia del mercado .Facilita los contactos profesionales.

Exposiciones: Actos puntuales. Pueden ser informativos, culturales, educativos, con una finalidad más propagandística que comercial. Es una actividad en la cual se muestran productos y/o servicios, además converge el diálogo de informal a formal con la visualización. Son un excelente medio de comunicación y un punto clave de promoción y divulgación, bien de una empresa o de un producto y/o servicio. La mayoría de las exposiciones no están orientadas a materializar ventas concretas de los productos o servicios expuestos o divulgados en ellas, y cuando esto ocurre y se cierra el negocio el comprador recibe el producto en fecha posterior a la misma. Es una actividad muy importante para establecer contactos.

Cursos, seminarios y simposios: Reuniones puntuales, de carácter formativo, con una duración variable. Su objetivo es exponer temas, realizar debates, grupos de trabajo con el fin de contrastar opiniones y sacar conclusiones.

Otros tipos de actos que podemos encontrar son:

Panel: El panel es una reunión no formal, es una conferencia donde interviene un grupo de expertos, (2 o más conferencistas), manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado con discusión entre ellos. No exponen, sino que dialogan desde el principio. Permite participación de una audiencia por medio de preguntas.

Esta es la gran diferencia que hay con la mesa redonda. Aunque su desarrollo es aparentemente espontáneo, debe seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una preparación cuidadosa.

El moderador selecciona a los participantes y prepara con ellos las líneas del diálogo. Aunque cabe la improvisación en la presentación, debe seguirse las líneas generales preparadas de antemano.

Cada uno de los panelistas podrá tener encima de la mesa apuntes con el desarrollo general del diálogo, allí estarán indicados los momentos en que cada uno tendrá que intervenir y las ideas que deberá exponer, respondiendo o preguntando, cortando frases de los otros.

Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierto derroche de humor para amenizar la conversación.

Foro: El foro es una reunión bastante informal, es una técnica de participación en la cual todos los participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado, bajo la dirección de un coordinador o moderador. Difiere sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la participación. Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo tema.

Encuentro: Reunión de especialistas, en la cual uno o más expositores abordan temas inherentes a su área, con el propósito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizadas en sus respectivos campos profesionales.

Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas, conciertos, exposiciones, etc.) cuyos contenidos obedecen a una temática central que se realiza en forma periódica.

Jornada: Periodo durante el cual se desarrollan una serie de diversas actividades de extensión, centradas en un área disciplinaria, cuyo propósito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines.

Asamblea General: Reunión estatutaria, ordinaria o extraordinaria, de los miembros de una Asociación. Órgano decisorio.

Comité: Reunión formal de un grupo limitado de personas, elegidas de un órgano directivo, con un mandato limitado en el tiempo, generalmente son nombrados durante una sesión plenaria, cuyo mandato se limita a la asistencia a dicha reunión superior, salvo excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos inscritos en la Orden del Día o la Agenda de Trabajo y puede, a su vez, designar subcomités o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de materias específicas.

Comisión: Con un carácter más efímero pero con un radio de acción más amplio que el Comité, la Comisión es un órgano de control o de consulta que se ocupa de sectores de actividades de la asociación u organización. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a Estatutos.

Sesión de trabajo de una reunión plenaria de una conferencia o congreso, encargada de tratar una parte del programa ordinario y transmitir las conclusiones a la plenaria para su eventual aprobación.

Visita Guiada: La Universidad, ha adquirido un prestigio, motivo por el cual el medio local, regional, nacional e internacional y la opinión pública se sienten atraídos por conocer la infraestructura y los servicios de la institución; para ello, la oficina de Protocolo, debe prever y organizar visitas guiadas a las instalaciones de tal manera, que se pueda brindar y resaltar la imagen institucional.

En la visita hay que mostrar lo más resaltante de las instalaciones, destacando el aporte a la economía regional y nacional. Estas visitas deben ser guiadas por un equipo dirigido por la Oficina de Protocolo. Se debe mostrar la cordialidad del personal y resaltar la armonía que existe entre todos los componentes de la institución.

Reuniones institucionales: Reuniones limitadas a personas de la misma institución con el fin de actualizar a los participantes sobre aspectos internos de la misma.

ORGANIZACIÓN DE ACTOS PROTOCOLARIOS

A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen, vamos a dar cuatro puntos fundamentales.

Planificación

Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.

Producción

Son, lo que podríamos llamar actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto.

Explotación

Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado y que hemos producido. Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, ajustándose al calendario y planing previsto, así como a su correspondiente checklist. También es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.

En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con normalidad llegado el día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de explotación.

Conclusiones

Es la fase posterior a la celebración del evento; en ella se evalúan todas las actividades desarrolladas, de forma detallada; se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores organizaciones de actos. Es una "evaluación de calidad" de todo el trabajo desarrollado.

En cualquier caso, la impresión que se quiere dar cuando se organiza un acto en una empresa es la imagen que ésta misma tiene, por lo que es importante no olvidar ningún detalle. 

Formas de saludarse y de despedirse

La costumbre del saludo es universal, pero no la forma de saludar.

Una palabra, una mirada, una reverencia, un gesto con la mano ... son algunas de las muchas variantes que hay en el mundo como forma de saludo.

¿Cuáles son las formas más internacionales de saludo?

Las hemos resumido en dos: dar la mano -el apretón de manos- y los besos.

Dar la mano.

Es el saludo más internacional que existe, que utilizan las personas en la mayor parte del planeta, con independencia de culturas y creencias. Es un saludo "neutro" que une a dos culturas distintas, que unifica  formas de saludar diferentes.

El apretón de manos es un gesto integrador. Integra a una persona que quiere hacer un saludo dando un beso con otra que solo quiere hacer una leve inclinación de cabeza; a una persona que se frota la nariz como forma de saludo, con otra que da unas palmaditas en la espalda. Integra formas distintas de saludar en una forma común: dar la mano.

Dos personas se dan la mano, con mayor o menor intensidad y fuerza, como muestra de cortesía y respeto. Tanto el anfitrión como el invitado utilizan una fórmula, generalmente aceptada, como forma de saludo. No obstante, también hay que decir, que en muchos casos el visitante es la persona que adapta -o debería de adaptar- su saludo a las costumbres del anfitrión.

Dar un beso

Salvo en las culturas, generalmente asiáticas, o los países de religión musulmana, donde el contacto físico está fuera de lugar, sobre todo cuando la persona a la que saluda es una mujer, el beso es una forma de saludo muy internacional. El gesto del saludo con un beso es muy internacional, sobre todo entre mujeres; lo que difiere es el número de besos que se suelen dar. Uno, dos o tres ... es lo más habitual.

El beso se suele dar en la mejilla, pero no es el único sitio. Puede besar la mano o la frente de otra persona. El besamanos, esta en desuso. El beso en la frente, por regla general, solo se debe hacer con los niños y algunas personas mayores, pero siempre que les una un fuerte lazo de amistad, familiaridad o confianza. O siempre que haya, en esa localidad, región o país, esta costumbre.

"El saludo siempre debe ser cordial y acorde a las costumbres de cada lugar"

En determinados casos, el beso es un "resaludo" posterior a un apretón de manos. El beso puede ser la segunda parte de un saludo en "dos actos". El primer acto, dar la mano. El segundo, dar uno o varios besos.

Las diferencias culturales, entre oriente y occidente, y entre las creencias religiosas, condicionan de una manera determinante la forma del saludo.

Los países occidentales, y más concretamente los países latinos o de fuerte influencia latina, suele tener una forma de saludar mucho más cercana, con un importante componente de contacto físico. Los países occidentales, más anglosajones o de una fuerte influencia anglosajona, suelen ser algo más fríos y su forma de saludo suele ser más distante. En el resto de países occidentales, es habitual encontrar una mezcla de ambas influencias, latina y anglosajona.

Como en todos los órdenes, hay excepciones y demasiados tópicos. La gran mezcla de culturas hace que muchos saludos dependan más de la persona que lo hace que del país donde se encuentre.

No está de más indicar, que aún existen países, donde dos hombres que se besan a la hora del saludo no está bien visto, o es interpretado como un acto considerado "afeminado".

También hay países de creencias religiosas muy rígidas donde el beso es una forma aceptada de saludo, bien entre hombres, mujeres u hombres y mujeres. En los países musulmanes el saludo con un beso entre personas del mismo sexo es algo generalmente admitido, mientras que en muchos países hispanoamericanos, dos hombres no se saludan con un beso.

El saludo en los distintos países del mundo. Besos, abrazos, dar la mano ...

El saludo es una forma de comunicarse, de introducir a una persona en el círculo de otra, bien sea de una forma momentánea y esporádica, o bien de una forma más permanente al establecer un vínculo más estrecho con ella (amistad, amor, etc.)

En América del Norte, los Estados Unidos y Canadá, el saludo más utilizado es el apretón de manos, a nivel social y laboral. A nivel familiar, se puede utilizar el beso como forma de saludo, para su pareja o cónyuge así como para sus familiares.

En América del Sur, predomina el carácter latino y social del saludo, y es muy utilizado, amén del apretón de manos, los besos entre personas, incluso entre los caballeros, aunque sea más habitual entre las mujeres y de los hombres a las mujeres. Entre los hombres, puede ser más habitual que los besos, los abrazos y otras formas de expresión del saludo más cercanas. Tanto en el ámbito social, como en el laboral o familiar, los saludos son bastante cercanos en la mayor parte de estos países.

Si nos vamos a Europa, aquí la diversidad de saludos es bastante amplia, siendo el denominador común dar la mano, como expresión más internacional del saludo. En España, los besos son muy habituales en los saludos, no solo en el ámbito social o familiar, sino en el laboral. No es difícil ver a la propia Reina de España dando dos besos a un escritor premiado o a un deportista que ha obtenido una medalla.

"Salvo en los países orientales, el saludo conlleva un contacto físico"

En el resto de Europa, hasta la frontera Rusa, el saludo más habitual es dar la mano, en el ámbito social y laboral, dejando el beso, si un solo beso, para el ámbito más familiar e íntimo. De la misma manera, en la parte más remota del mundo como Australia, también se utiliza esta forma Europea de saludar.

Si hablamos de países Orientales, podemos destacar a Japón, por sus valores y arraigadas ceremonias tradicionales aún en vigor actualmente, prevalecen los saludos sin contacto físico; el saludo más habitual es una leve inclinación de cabeza como muestra de respeto por la otra persona. A mayor respeto mayor será la inclinación que deberá hacer. Pero no solo en Japón, sino en muchos otros países asiáticos, esta forma de saludo, inclinando la cabeza, es la forma más habitual de saludar. No quita, para que con personas occidentales, sobre todo en el ámbito laboral puedan utilizar una forma de saludar más internacional. Dependerá mucho del país, la región del mismo y de otras circunstancias.

Si nos vamos a formas curiosas de saludar, una de las más conocidas es el saludo esquimal, en el cual las personas que se saludan frotan sus narices como muestra de cortesía; o de algunas tribus indias, que levantan su palma derecha como señal de saludo a otra persona y como muestra de sus buenas intenciones de no portar armas en la mano. Algunas tribus no solo levantan la palma de la mano, sino que hacen un pequeño círculo con ella en el aire a la hora de saludar.

Y para terminar, uno de los saludos que más sorpresa despierta, es el saludo que se hacen los rusos entre camaradas. Los besos que se dan, generalmente tres, tan cercanos a los labios, producen una cierta extrañeza en aquellas personas que conocen este tipo de saludo por primera vez. Pero no debe asustarse porque a usted no le van a saludar de esa manera tan efusiva.

DESPEDIDAS CORRECTAS

No se debe salir sin saludar y sin despedirse del grupo

¿Cuándo abandonar una reunión? Despedidas.

Lo mismo que cuando se mantiene una conversación hay que saber hablar de forma moderada, y saber callar para escuchar a los demás, cuando acude a una fiesta, a un banquete o cualquier otro tipo de evento o reunión, hay que saber cuándo puede o debe marcharse.

Como dicen en la guerra "que una retirada a tiempo es una victoria", en muchos eventos podría ser la máxima a tener en cuenta. Es muy poco elegante, amén de maleducado, esperar a que le "inviten" e irse, bien de forma directa o bien de forma indirecta o por medio de indirectas. Saber retirarse a tiempo es una virtud, que suele acompañar a las personas prudentes.

¿Cuál es el mayor inconveniente? Conocer a los anfitriones-organizadores del evento o bien conocer el evento en el que ha participado con anterioridad. Cuando una persona tiene este conocimiento previo, suele saber cuándo debe dar por finalizada su participación. Puede saber que los anfitriones son dados a largas conversaciones de sobremesa, o a participar en juegos de mesa, etc. No disguste a los anfitriones retirándose demasiado pronto, si sabe que a ellos les gusta trasnochar. En otros casos, cuando no conoce mucho o nada a los anfitriones, puede observar a los demás invitados, y ver cuando empiezan a irse. No sea el primero ni el último en irse, salvo por razones extraordinarias.

¿Cuál es el momento adecuado? Cuando se han ido los primeros invitados, y salvo que esté participando en una estupenda conversación o tenga algún compromiso pendiente (como un baile que le han pedido, por ejemplo), puede ser buen momento para pensar en retirarse. Siempre es bueno dar una pequeña excusa o disculpa: tengo que madrugar (si es una cena), voy a acompañar a ......, me están esperando, etc. Siempre algo sencillo y creíble, nada de buscar excusas de película o inverosímiles. Hay otros momentos, en los que, aunque no tenga pensado marcharse, puede interpretar que los anfitriones desean terminar: miradas insistentes al reloj, retirada de comida y/o bebida, gesto de cansancio en los anfitriones, etc.

Por nada del mundo se le ocurra realizar gestos de cansancio o aburrimiento (bostezar, dar cabezadas, mirar el reloj con insistencia, etc.) para "provocar" a los anfitriones que le inviten a abandonar la reunión si está cansado. Es una falta de educación y una grosería tener este comportamiento. Tampoco es correcto abandonar la reunión justo después del postre o del café y los licores (salvo por razones extraordinarias). Hay que esperar al menos treinta minutos, para poder irse. Es una descortesía hacerlo antes.

Concepto de protocolo empresarial

El protocolo empresarial es el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que establecen unas pautas de convivencia y, en definitiva de comunicación.

Tanto el protocolo como las habilidades sociales tienen como punto de referencia la historia, la política, la cultura, la tradición y todo aquello que ha ayudado a configurar el grupo o colectivo. Las pautas en las que se basa el protocolo, en general, tienen que ver con la preferencia (orden y situación en el espacio) que se establece sobre la base de la jerarquía, de las instituciones, a la cronología de las mismas, etc.

El hecho de que le protocolo y las habilidades sociales se deban a las mismas fuentes comunes hace que se intercomuniquen y se interrelacionen. En los dos casos, deben regirlos principios de conocimiento - información y la adecuación a un ambiente, sector, actividad o momento.

El concepto de protocolo empresarial va evolucionando y son ya algunos los que han argumentado un nuevo concepto de protocolo empresarial como Don Gerardo Correas Sánchez, experto en protocolo. El habla de  su ‘Teoría del 6’, basada en seis máximas para conseguir los correspondientes objetivos: imagen, proyección, comunicación, procedimiento, rentabilidad y prestigio.

Buenas maneras en la oficina

A la hora de comportarnos en la oficina, debemos de tener en cuenta ciertas reglas en el trato diario con los demás, compañeros, jefes y subordinados.

1. Puntualidad

No se debe llegar tarde al trabajo ni a las distintas reuniones que pueda tener durante el día. No se admiten nada más que unos minutos de cortesía.

2. Situación

En una sala o despacho, el sitio de cabecera es el reservado para el jefe o directivo de mayor representación. El resto de sitios pueden adjudicarse en función de distintas razones que poco tengan que ver con una precedencia oficial, razones de efectividad e interés.

3. Caminar

Si camina junto a una persona, la derecha es lugar de preferencia. Si caminan tres personas juntas, la persona de la derecha centro es quien cede el paso (en la entrada a una habitación, por ejemplo) primero al de su derecha y luego al de su izquierda.

4. Bien sentados

Cuando está sentado no debe cruzar las piernas ni quitarse los zapatos. Puede cruzar los pies, si lo desea. Tampoco sostenga su cabeza con la mano. Debe sentarse derecho, pegado al respaldo de su silla.

5. Gestos

Hay que tener cuidado con los gestos como pasarse el dedo por el cuello de la camisa, aflojarse y apretarse el nudo de la corbata, jugar insistentemente con un bolígrafo, lapicero, clip, etc. puede molestar. Mover papeles constantemente, rascarse…, etc.

6. Ceder el paso

Al entrar a una sala o despacho se cede el paso a la persona de mayor importancia. En el caso de salir de un despacho el último en salir es el  dueño del mismo. Se hace, generalmente, de forma inversa a como se ha entrado.

7. Presentaciones

En el caso de las presentaciones, éstas se hacen de la misma manera que en otros ámbitos sociales: de menos a más. El de menor rango es presentado al de mayor rango.

8. Respeto

Hay que respetar a los demás y a sus ideas. No se habla todos a la vez. No se grita ni se dicen palabras malsonantes o groserías. No se lanzan objetos o se amenaza físicamente.
   Las Ocho Reglas de Oro del Protocolo Empresarial

Comportamiento laboral. Vestimenta. Nuevas tecnologías

Los hombres de negocios mantienen contactos cada vez más frecuentes: conferencias políticas o técnicas entre representantes de distintas instituciones, convenciones empresarias, congresos internacionales de asociaciones múltiples, simposios, etc. Todas estas reuniones deben ser regidas por un código, que regule y facilite la interrelación, este código es el protocolo.

 Comportamiento en el área laboral

En las empresas nos encontramos con una diferencia básica con los medios sociales: un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar.

Crear un buen ambiente de trabajo será indispensable si queremos estar a gusto con nosotros mismos y con nuestros compañeros.

Una sonrisa

Cualquiera que sea la actividad que desarrolle, hágalo siempre de forma cordial y distendida, utilizando una gran dosis de diplomacia. Todo su entorno se lo agradecerá, así como usted mismo  trabajará de forma más fluida y en un ambiente más agradable.

Cortesía laboral

 La cortesía es indispensable en el ámbito laboral La cortesía se coloca en el tono de voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean, más que en las fórmulas clásicas; no es necesario pedir permiso para entrar o retirarnos de algún lugar o reunión.

Traslade a su despacho, negocio u oficina las normas de cortesía que aplica en su vida diaria.

Educación

Por encima de todo hay que ser educado. Tanto si es empleado como si es jefe, como si es un profesional liberal. Las relaciones laborales, al igual que el resto de relaciones (sociales y familiares) deben estar presididas por un trato cordial y educado en todo momento, incluso en los momentos más difíciles.

 Vestimenta

 Una persona correctamente vestida es la mejor carta de presentación que puede tener. La primera impresión que se tiene de una persona es su imagen. Y en el caso de la empresa y el ámbito laboral es aún más importante pues representa la imagen de la empresa.

El vestuario, debe lucir siempre bien limpio, planchado y en perfecto estado de conservación. De nada sirve utilizar ropa de calidad y/o de marca, si ésta tiene manchas, está arrugada, tiene rotos o descosidos, etc. De la misma manera, hay que adecuar el vestuario a la edad. No hay cosa más ridícula que gente de cierta edad avanzada luciendo prendas juveniles.

Mujer y trabajo

El vestuario femenino en el entorno laboral debe ser ante todo cómodo. El traje de chaqueta, con falda o pantalón, es la prenda mayormente elegida por las mujeres que trabajan. El traje de chaqueta, al ser un clásico, es menos dado a cambios por las tendencias de la moda. Con el traje de chaqueta, se llevan camisas o blusas. También es conveniente la utilización de medias que estilizan y dan más elegancia a las piernas. Zapatos de medio tacón y algún que otro complemento. Recuerde que va a una oficina no a un pase de modelos. Es tan malo el exceso como el defecto. Hay que ser prudentes.

Hombre y trabajo

Si la mujer utiliza el traje de chaqueta, para el hombre el vestuario básico y clásico de toda la vida es la chaqueta y la corbata. Aunque en la actualidad se empieza a imponer el vestuario de sport. Incluso en los trajes, se puede apreciar un ligero cambio (cosa poca dada en la moda masculina) hacia colores más atrevidos, cuadritos, y otros tejidos más atrevidos. Los zapatos más idóneos son los negros de cordones, aunque también hay mucha variedad donde escoger (mocasines, hebillas, etc.). Calcetines, combinados con los zapatos. Complementos tales como gemelos, reloj y alfiler de corbata.

Además del vestuario es importante tener una higiene personal adecuada: ser limpios, cuidar las manos, el cabello, las uñas, etc.

 Nuevas tecnologías

Tecnologías y buenas maneras no están reñidas

Gran parte del éxito empresarial y profesional depende de las relaciones que tenemos con los demás, ya sean de liderazgo, comerciales o de compañeros". , el trato debe ser lo más correcto posible en todo momento.

Teléfono

 El uso del teléfono en el ámbito laboral es importante, tanto por su utilidad como la imagen que damos a los demás de nuestra empresa y de sus empleados.

El avance de Internet y otros nuevos medios de comunicación no han hecho sino que incrementar el número de personas que hablan por teléfono, bien sea por medios tradicionales o bien por nuevos medios como Internet (Google Talk, Messenger, Skype, etc.). Pero no solo ha llegado al ámbito privado sino que ha calado en el ámbito empresaria utilizándose para múltiples comunicaciones de empresa.

La rápida evolución de estas nuevas formas de comunicación ha dado lugar a múltiples ofertas de servicios telefónicos, con tarifas muy ventajosas e incluso planas, por lo que las comunicaciones telefónicas se han multiplicado. Muchas empresas cuentan con servicios de telemarketing y de apoyo por medio del teléfono. 

Correo electrónico

Este se ha vuelto un medio de contacto muy importante entre empresarios y clientes, ya sean externos o internos.

- Asunto: no deje en blanco este punto, pues es su puerta de entrada. Escriba algo que logre interesar al otro, que lo lleve a abrir el mensaje.

- Si no conoce al destinatario, evite el doctor(a), don o doña. Dirigirse a esa persona como Señor o Señora seguido del apellido, es neutro y amable.

- El estimado o apreciado es un lenguaje universal.

- Luego del saludo, vaya al grano, sin tutear, con impecable ortografía y exponga de forma clara lo que desea (una cita para explicarle su oferta, para hablar de un negocio, mostrarle su producto etc.).

- Cierre: despídase precisando la posibilidad de un encuentro o de una pronta respuesta.

Reuniones virtuales

Una novedad, que nos permiten las nuevas tecnologías y los nuevos medios de comunicación son las reuniones virtuales. La posibilidad de tratar temas y discutir sobre asuntos por medio de un simple canal de comunicación como es una línea telefónica o una conexión vía satélite, y un sencillo equipo, es una opción cada día más utilizada por directivos y otros cargos que no pueden perder tiempo en largos viajes para reuniones cortas, pudiéndolo hacer desde su propio despacho o sala de reuniones.

Videoconferencia

Es el sistema más utilizado en la actualidad. Se trata de la comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, que permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí.  Este sistema permite por medio de Internet y por línea directa conectar dos equipos (ordenadores, equipo de videoconferencia, etc.) y entablar una reunión totalmente privada o conjunta, con dos o más localizaciones distintas (pueden participar varias personas de distintos puntos de origen). El ahorro de costes tanto monetarios como personales es muy elevado. Y la productividad de estas reuniones no tiene nada que envidiar a las presénciales.

Redes sociales

Las personas en general no tienen en cuenta el impacto que el uso de estas (como Facebook y Twitter ) tiene en su vida profesional. "Muchos cazatalentos o departamentos de recursos humanos revisan las redes sociales de empleados o candidatos. Por eso debe ser coherente mi comportamiento social con el profesional".

Encargado de protocolo

En la práctica, se presentan a menudo situaciones importantes que requieren de conocimientos especializados sobre funciones protocolares para enfrentar y resolver diversas situaciones con prontitud, eficiencia y buen juicio. Dentro de la organización de una empresa es menester contemplar la infraestructura necesaria que pueda responder a los diferentes retos que las relaciones, cada vez más complejas, vayan presentando.

Es interesante resaltar que el protocolo en las empresas debe ser objeto de especial atención y, por tanto, estar a cargo de personal especializado.

Dentro de las obligaciones del encargado del protocolo están: hacer y recibir invitaciones, incluyendo las precedencias en una mesa principal, el tratamiento que se debe tener con ciertas autoridades ya sean políticas o eclesiásticas. A nivel empresarial se encarga de organizar juntas de accionistas, congresos, ferias, conferencias, siendo así una de las ramas principales de las relaciones públicas asumiendo lo que se conoce como relaciones institucionales. Asimismo actúan como agentes de imagen personal.

Los gestos en el mundo administrativo y profesional

La web de los recursos humanos y el empleo nos muestra la importancia que tiene la comunicación no verbal en nuestra vida diaria y sobre todo en el mundo laboral y en el de los negocios.

La comunicación no verbal dice mucho de nuestro interlocutor. A veces se dice una cosa pero con los gestos se comunica otra.

El "proceso" de la comunicación no verbal juega un importante papel en cualquier ámbito social, pero mucho más en el mundo de los negocios, donde a veces un mal gesto puede dar al traste con un buen negocio.

La importancia del protocolo empresarial para el éxito de los negocios

Muchas personas dudan sobre la importancia que tiene los buenos modales y la etiqueta empresarial o (business etiquette) en el mundo globalizado de los negocios considerándolo inclusive como algo superficial. 

Contrario a lo que podría pensarse en estos tiempos de tanta informalidad, el protocolo, el ceremonial y la etiqueta siguen vigentes, no solamente en las entidades estatales sino en las empresas privadas.

El protocolo sigue marcando la pauta en los negocios. En una encuesta publicada recientemente y donde el tema fue la falta de cortesía más del 50% de los ejecutivos expresaron que ésta lleva a la pérdida de negocio. Además, de poner en riesgo la imagen de la organización y hasta del propio profesional.

El protocolo y los buenos modales son importantes, ya que permite hacer una diferencia en un mercado competitivo; contribuye al liderazgo, reitera el compromiso con la calidad y la excelencia y, a la vez, genera confianza.

 Además, aunque existe una tendencia a aplanar las estructuras empresariales, los rangos nunca dejarán de existir, así como personas susceptibles al trato y a la ubicación que se les asigne. La elaboración de un manual para la organización de eventos, ahorrará muchos inconvenientes y se convertirá en un elemento importante en el manejo de la imagen de la empresa.

Quienes han desarrollado manuales de protocolo, incluyen en ellos temas como el diseño de invitaciones, tipos y ubicación de mesas según el número de invitados, el manejo de los elementos de la imagen corporativa, tales como logos, colores y banderas, así como el uso o no de elementos decorativos como flores, obras de arte y demás.

Pero más allá del simple orden de como deben sentarse a los invitados, el protocolo debe incluir el tratamiento de personalidades como autoridades públicas, militares, embajadores y hasta de los miembros de la Familia Real.

No menos importante es la indumentaria para cada ocasión, para evitar desentonar con el resto de los invitados. No hay nada que más comunique la importancia que le damos a nuestros anfitriones que el atuendo que se utilice en un evento.

Hay cosas que parecen obvias , como es el manejo de los cubiertos, servilletas y copas. Cuando se pasa a la mesa, es común que alguien tome el pan que no le corresponde, utilice los cubiertos del postre para comerse la entrada, tome las copas de manera inadecuada.... Todo ello atentará contra la buena imagen de quien comete los errores y la de la empresa que él representa. 

A la hora de realizar negocios con empresarios de otros países, es muy importante conocer previamente su cultura y tener claridad sobre lo que ellos acostumbran hacer y no en las reuniones de trabajo, para así evitar inconvenientes que puedan dañar un buen contrato: saber cómo saludar, el lenguaje que debe utilizarse y los temas que no deben tratarse en una reunión de trabajo, será fundamental para causar la buena impresión que el nuevo negocio requiere.

La importancia del protocolo aumenta día a día, tanto es así, que existen empresas dedicadas a formar tanto a empresas como a particulares en este terreno.

Protocolo Empresarial es una empresa internacional y globalizada, especializada en servicios de asesorías, capacitaciones y consultarías en diversos temas empresariales.      

Esta empresa ofrece una serie de cursos que buscan complementar la formación de nuestros clientes, dándoles una mejor formación de su comportamiento al hacer negocios. Dichos cursos no sólo se limitan a todo lo que pueda estar relacionado con esta disciplina, sino también a todas derivadas del campo de la comunicación, el marketing y la administración de empresas. También resultan de mucha utilidad para adentrarse en un mundo que puede aportar un valor agregado al desarrollo profesional del participante.

Protocolo Empresarial enseña un protocolo moderno y actual, sensitivo, en línea con los tiempos, generador de emociones y sobre todo, facilita un mejor diálogo entre las personas, instituciones y empresas.