PROTOCOLO EMPRESARIAL

CONCEPTO

El protocolo empresarial es el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que establecen unas pautas de convivencia y, en definitiva de comunicación.

Otra definición de protocolo empresarial sería el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de actos promovidos por empresas privadas.

Por otro lado, podemos hablar también de protocolo empresarial mixto, que son aquellos actos en los que participan tanto empresas privadas como instituciones públicas. Se combinan, normas establecidas por el Estado con usos y costumbres establecidas por las empresas.

El concepto de protocolo empresarial va evolucionando y son ya algunos los que han argumentado un nuevo concepto de protocolo empresarial como Don Gerardo Correas Sánchez, experto en protocolo. El habla de  su ‘Teoría del 6’, basada en seis máximas para conseguir los correspondientes objetivos: imagen, proyección, comunicación, procedimiento, rentabilidad y prestigio.

http://www.protocolo.com/web_files/noticias/Noticias/2007/Junio/20Jun07/elarticulogerardo.htm

ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES OBJETIVOS

Es importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias características y objetivos. Dependiendo de lo que estemos interesados en conseguir, elegiremos un tipo de acto u otro.

Cuando se realiza cualquier tipo de acto, hay que acudir al entorno de negociación y a las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen diferenciadora de la empresa.

El objetivo principal de los actos se resume en tres puntos principales que son:

*NEGOCIACIÓN

*ACUERDO

*BENEFICIOS

En nuestra empresa todo evento es una herramienta de comunicación tanto para el público interno como externo de la empresa, Por lo tanto debemos de cuestionarnos¿ qué mensaje quiero transmitir?, ¿qué imagen quiero que mis clientes y los miembros de mi staff tengan de mi empresa?, ¿puedo realizar esa tarea yo solo?.

Debemos recordar que los eventos connotan también como somos como profesionales y que grado de compromiso tenemos para con nuestro público. Así pues, fijar previamente los objetivos sirve como guía para planificar el evento en sí, y además nos permitirá medir si el mensaje que queríamos emitir fue transmitido exitosamente y si no fue una pérdida de tiempo y de recursos.

TIPOS DE ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES

Hay que distinguir entre actos ajenos que son aquellos organizados por otras entidades a los que asiste nuestra empresa. Dentro de estos pueden ser con participación directa (algún protagonista), y sin participación directa (como participantes del evento). Y actos propios, que pueden ser actos externos fuera del ámbito de la empresa pero organizados por la empresa, y actos internos que son actos sencillos y rápidos, como reuniones profesionales de corta duración. Su duración no puede llevar retrasos en la jornada laboral. Suelen ir acompañados de algo de bebida y comida de sencilla elaboración.

Reuniones de trabajo con buffet

Son encuentros profesionales a los que se suma la presentación estratégica de múltiples platos o productos como un estímulo para el cliente que asiste a la reunión. Ofrecen un servicio rápido, oferta atractiva y visualizada en el momento. El comensal confecciona él mismo, su menú.

Tipos de actos

Buffet desayuno:

Buffet Brunch: (breakfast + lunch, 11.00 – 14.00 h)

Buffet exclusivamente de entrantes y postres: Poco frecuente en protocolo

Buffet libre de almuerzo o cena

Sustituye al menú en los hoteles. El comensal aumenta el número de opciones para confeccionar su menú. Las bebidas se suelen servir en la mesa por el camarero y pueden no estar incluidas en el precio.

Buffet a la parrilla o barbacoa: Rompe con el protocolo y busca la creación de vínculos amistosos. Es uno de los servicios más utilizados para reuniones de trabajo.

Buffet específico concertado: Oferta gastronómica de alta calidad y sofisticación decorativa para un número elevado de comensales. Opción muy utilizada en el protocolo empresarial.

 Reuniones de trabajo con acompañante: Almuerzo o cena.

En protocolo este tipo de reuniones constituyen un momento puntual para la negociación con un claro predominio de la distensión de las relaciones sociales.

 Es un perfecto momento para brindar las atenciones especiales y al mismo tiempo para negociar, pero muy discretamente ya que en ella se encuentran también los cónyuges.

 Se debe elegir un sitio de prestigio, calidad, con estilo, buena comida, excelente servicio, bar separado para el aperitivo, intimidad y aparcacoches o parking.

Los anfitriones deben llegar como mínimo 15 minutos de antelación, siempre es preferible en protocolo esperar a ser esperado.

 No se debe llevar dinero en efectivo para las propinas que se entregarán al final del servicio, si el lugar de celebración es nuestro lugar de trabajo. Será aproximadamente el 10% del importe de la factura.

Reuniones Profesionales

Son organizados mayoritariamente por OPC y agencias de viajes especializadas. Surgen del auge del mercado de las reuniones profesionales.

Sus funciones son la de asesorar, organizar y controlar, todos los servicios necesarios para el desarrollo de la  reunión.

Tipos de actos:

Reuniones Virtuales

Junta o Asamblea

Convenciones

Congresos

Cursos, seminarios y simposios

Jornadas profesionales

Jornadas de puertas abiertas

Ferias y exposiciones

Reuniones virtuales: Es la opción tecnológica cada vez más utilizada por directivos.

Ventajas: Evita pérdida de tiempo en desplazamientos, así como facilita la organización de reuniones en cualquier sala o despacho que se desee.

Convenciones: Es la convocatoria realizada de forma puntual y de carácter cerrado, con una duración aproximada de 3-4 días.

Dirigido a trabajadores de una determinada categoría,  pertenecientes generalmente a una misma empresa o grupo de ellas.

Objetivo: Mejorar la comunicación y relación entre ellos. Presentación de nuevos productos.

Asamblea o juntas: Reunión periódica convocada por el Consejo de Administración de una empresa. Tiene una duración de varias horas.

Dirigido a miembros de la empresa y accionistas.

Objetivo: Informar, analizar resultados, repartir dividendos o resolver problemas.

Congresos: Celebración periódica y conocida con anterioridad, de carácter científico, político, económico o laboral.

Participación mínima, 100 personas.

Duración aproximada 3-4 día..

Dirigido a científicos, políticos, trabajadores de un sector específico, economistas, etc.

Se suele entregar un diploma al término del mismo

Objetivo: investigar, actualizarse y relacionarse con otros profesionales de la especialidad.

Jornadas profesionales: Son reuniones puntuales con una duración variable de días u horas.

Dirigido a profesionales pertenecientes a un mismo sector.

Objetivo: Favorecer las relaciones personales y el intercambio de experiencias.

Jornadas de puertas abiertas: Acto protagonizado por una o varias empresas para darse a conocer. Su duración es variable.

Dirigido a particulares y profesionales.

Empresas con adecuadas.

Objetivo: Comercial, venta de productos, publicidad, etc.

Ferias: Son actos periódicos que siempre se celebran en el mismo lugar para exhibir bienes, servicios o productos, con fines comerciales.

Dirigido a profesionales. También particulares, aunque generalmente se estipulan unos días concretos para cada uno.

Objetivo: Obtener una visión más amplia del mercado .Facilita los contactos profesionales.

Exposiciones: Actos puntuales. Pueden ser informativos, culturales, educativos, con una finalidad más propagandística que comercial. Es una actividad en la cual se muestran productos y/o servicios, además converge el diálogo de informal a formal con la visualización. Son un excelente medio de comunicación y un punto clave de promoción y divulgación, bien de una empresa o de un producto y/o servicio. La mayoría de las exposiciones no están orientadas a materializar ventas concretas de los productos o servicios expuestos o divulgados en ellas, y cuando esto ocurre y se cierra el negocio el comprador recibe el producto en fecha posterior a la misma. Es una actividad muy importante para establecer contactos.

Cursos, seminarios y simposios: Reuniones puntuales, de carácter formativo, con una duración variable. Su objetivo es exponer temas, realizar debates, grupos de trabajo con el fin de contrastar opiniones y sacar conclusiones.

Otros tipos de actos que podemos encontrar son:

Panel: El panel es una reunión no formal, es una conferencia donde interviene un grupo de expertos, (2 o más conferencistas), manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado con discusión entre ellos. No exponen, sino que dialogan desde el principio. Permite participación de una audiencia por medio de preguntas.

Esta es la gran diferencia que hay con la mesa redonda. Aunque su desarrollo es aparentemente espontáneo, debe seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una preparación cuidadosa.

El moderador selecciona a los participantes y prepara con ellos las líneas del diálogo. Aunque cabe la improvisación en la presentación, debe seguirse las líneas generales preparadas de antemano.

Cada uno de los panelistas podrá tener encima de la mesa apuntes con el desarrollo general del diálogo, allí estarán indicados los momentos en que cada uno tendrá que intervenir y las ideas que deberá exponer, respondiendo o preguntando, cortando frases de los otros.

Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierto derroche de humor para amenizar la conversación.

Foro: El foro es una reunión bastante informal, es una técnica de participación en la cual todos los participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado, bajo la dirección de un coordinador o moderador. Difiere sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la participación. Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo tema.

Encuentro: Reunión de especialistas, en la cual uno o más expositores abordan temas inherentes a su área, con el propósito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizadas en sus respectivos campos profesionales.

Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas, conciertos, exposiciones, etc.) cuyos contenidos obedecen a una temática central que se realiza en forma periódica.

Jornada: Periodo durante el cual se desarrollan una serie de diversas actividades de extensión, centradas en un área disciplinaria, cuyo propósito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines.

Asamblea General: Reunión estatutaria, ordinaria o extraordinaria, de los miembros de una Asociación. Órgano decisorio.

Comité: Reunión formal de un grupo limitado de personas, elegidas de un órgano directivo, con un mandato limitado en el tiempo, generalmente son nombrados durante una sesión plenaria, cuyo mandato se limita a la asistencia a dicha reunión superior, salvo excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos inscritos en la Orden del Día o la Agenda de Trabajo y puede, a su vez, designar subcomités o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de materias específicas.

Comisión: Con un carácter más efímero pero con un radio de acción más amplio que el Comité, la Comisión es un órgano de control o de consulta que se ocupa de sectores de actividades de la asociación u organización. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a Estatutos.

Sesión de trabajo de una reunión plenaria de una conferencia o congreso, encargada de tratar una parte del programa ordinario y transmitir las conclusiones a la plenaria para su eventual aprobación.

Visita Guiada: La Universidad, ha adquirido un prestigio, motivo por el cual el medio local, regional, nacional e internacional y la opinión pública se sienten atraídos por conocer la infraestructura y los servicios de la institución; para ello, la oficina de Protocolo, debe prever y organizar visitas guiadas a las instalaciones de tal manera, que se pueda brindar y resaltar la imagen institucional.

En la visita hay que mostrar lo más resaltante de las instalaciones, destacando el aporte a la economía regional y nacional. Estas visitas deben ser guiadas por un equipo dirigido por la Oficina de Protocolo. Se debe mostrar la cordialidad del personal y resaltar la armonía que existe entre todos los componentes de la institución.

Reuniones institucionales: Reuniones limitadas a personas de la misma institución con el fin de actualizar a los participantes sobre aspectos internos de la misma.

ORGANIZACIÓN DE ACTOS PROTOCOLARIOS

A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen, vamos a dar cuatro puntos fundamentales.

Planificación

Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.

Producción

Son, lo que podríamos llamar actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto.

Explotación

Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado y que hemos producido. Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, ajustándose al calendario y planing previsto, así como a su correspondiente checklist. También es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.

En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con normalidad llegado el día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de explotación.

Conclusiones

Es la fase posterior a la celebración del evento; en ella se evalúan todas las actividades desarrolladas, de forma detallada; se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores organizaciones de actos. Es una "evaluación de calidad" de todo el trabajo desarrollado.

En cualquier caso, la impresión que se quiere dar cuando se organiza un acto en una empresa es la imagen que ésta misma tiene, por lo que es importante no olvidar ningún detalle.