CONCEPTO
El
protocolo empresarial es el compendio de normas escritas que regulan la
actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades
sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o
menos grandes que establecen unas pautas de convivencia y, en definitiva de
comunicación.
Otra
definición de protocolo empresarial
sería el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación,
preparación, desarrollo y control de actos promovidos por empresas privadas.
Por
otro lado, podemos hablar también de protocolo
empresarial mixto, que son aquellos actos en los que participan tanto
empresas privadas como instituciones públicas. Se combinan, normas establecidas
por el Estado con usos y costumbres establecidas por las empresas.
El
concepto de protocolo empresarial va evolucionando y son ya algunos los que han
argumentado un nuevo concepto de protocolo empresarial como Don Gerardo Correas
Sánchez, experto en protocolo. El habla de
su ‘Teoría del 6’ ,
basada en seis máximas para conseguir los correspondientes objetivos: imagen,
proyección, comunicación, procedimiento, rentabilidad y prestigio.
ACTOS PROTOCOLARIOS
EMPRESARIALES OBJETIVOS
Es
importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias
características y objetivos. Dependiendo de lo que estemos interesados en
conseguir, elegiremos un tipo de acto u otro.
Cuando
se realiza cualquier tipo de acto, hay que acudir al entorno de negociación y a
las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen
diferenciadora de la empresa.
El
objetivo principal de los actos se resume en tres puntos principales que son:
*NEGOCIACIÓN
*ACUERDO
*BENEFICIOS
En nuestra empresa todo evento es una herramienta de
comunicación tanto para el público interno como externo de la empresa, Por lo
tanto debemos de cuestionarnos¿ qué mensaje quiero transmitir?, ¿qué imagen
quiero que mis clientes y los miembros de mi staff tengan de mi empresa?,
¿puedo realizar esa tarea yo solo?.
Debemos recordar que los eventos connotan también como
somos como profesionales y que grado de compromiso tenemos para con nuestro público.
Así pues, fijar previamente los objetivos sirve como guía para planificar el
evento en sí, y además nos permitirá medir si el mensaje que queríamos emitir
fue transmitido exitosamente y si no fue una pérdida de tiempo y de recursos.
TIPOS DE ACTOS
PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES
Hay que distinguir entre actos ajenos que son aquellos
organizados por otras entidades a los que asiste nuestra empresa. Dentro de
estos pueden ser con participación directa (algún protagonista), y sin
participación directa (como participantes del evento). Y actos propios, que pueden ser actos externos fuera del
ámbito de la empresa pero organizados por la empresa, y actos internos
que son actos sencillos y rápidos, como reuniones profesionales de corta
duración. Su duración no puede llevar retrasos en la jornada laboral. Suelen ir
acompañados de algo de bebida y comida de sencilla elaboración.
Reuniones de trabajo
con buffet
Son encuentros profesionales a los que se suma la
presentación estratégica de múltiples platos o productos como un estímulo para
el cliente que asiste a la reunión. Ofrecen un servicio rápido, oferta
atractiva y visualizada en el momento. El comensal confecciona él mismo, su
menú.
Tipos de actos
Buffet desayuno:
Buffet Brunch:
(breakfast + lunch, 11.00 – 14.00 h)
Buffet exclusivamente de entrantes y postres: Poco
frecuente en protocolo
Buffet libre de almuerzo o cena
Sustituye al menú en los hoteles. El comensal aumenta
el número de opciones para confeccionar su menú. Las bebidas se suelen servir
en la mesa por el camarero y pueden no estar incluidas en el precio.
Buffet a la parrilla o barbacoa: Rompe con el protocolo
y busca la creación de vínculos amistosos. Es uno de los servicios más
utilizados para reuniones de trabajo.
Buffet específico concertado: Oferta gastronómica de
alta calidad y sofisticación decorativa para un número elevado de comensales.
Opción muy utilizada en el protocolo empresarial.
Reuniones de trabajo con acompañante: Almuerzo o cena.
En protocolo este tipo de reuniones constituyen un
momento puntual para la negociación con un claro predominio de la distensión de
las relaciones sociales.
Es un perfecto
momento para brindar las atenciones especiales y al mismo tiempo para negociar,
pero muy discretamente ya que en ella se encuentran también los cónyuges.
Se debe elegir
un sitio de prestigio, calidad, con estilo, buena comida, excelente servicio,
bar separado para el aperitivo, intimidad y aparcacoches o parking.
Los anfitriones deben llegar como mínimo 15 minutos
de antelación, siempre es preferible en protocolo esperar a ser esperado.
No se debe
llevar dinero en efectivo para las propinas que se entregarán al final del
servicio, si el lugar de celebración es nuestro lugar de trabajo. Será
aproximadamente el 10% del importe de la factura.
Reuniones Profesionales
Son organizados mayoritariamente por OPC y agencias de viajes especializadas.
Surgen del auge del mercado de las reuniones profesionales.
Sus funciones son la de asesorar, organizar y controlar, todos los
servicios necesarios para el desarrollo de la
reunión.
Tipos de
actos:
Reuniones Virtuales
Junta o Asamblea
Convenciones
Congresos
Cursos, seminarios y simposios
Jornadas profesionales
Jornadas de puertas abiertas
Ferias
y exposiciones
Reuniones
virtuales: Es la opción
tecnológica cada vez más utilizada por directivos.
Ventajas: Evita pérdida de tiempo en
desplazamientos, así como facilita la organización de reuniones en cualquier
sala o despacho que se desee.
Convenciones: Es la convocatoria realizada de forma puntual y de carácter cerrado, con una
duración aproximada de 3-4 días.
Dirigido a trabajadores de una determinada categoría, pertenecientes generalmente a una misma
empresa o grupo de ellas.
Objetivo: Mejorar la comunicación y relación entre
ellos. Presentación de nuevos productos.
Asamblea o juntas: Reunión periódica
convocada por el Consejo de Administración de una empresa. Tiene una
duración de varias horas.
Dirigido a miembros de la empresa y accionistas.
Objetivo: Informar, analizar resultados, repartir
dividendos o resolver problemas.
Congresos: Celebración periódica y conocida con anterioridad, de carácter científico,
político, económico o laboral.
Participación mínima, 100 personas.
Duración aproximada 3-4 día..
Dirigido a científicos, políticos, trabajadores de un
sector específico, economistas, etc.
Se suele entregar un diploma al término del mismo
Objetivo: investigar, actualizarse y relacionarse con
otros profesionales de la especialidad.
Jornadas
profesionales: Son reuniones
puntuales con una duración variable de días u horas.
Dirigido a profesionales pertenecientes a un mismo
sector.
Objetivo: Favorecer las relaciones personales y el
intercambio de experiencias.
Jornadas de
puertas abiertas: Acto protagonizado
por una o varias empresas para darse a conocer. Su duración es variable.
Dirigido a particulares y profesionales.
Empresas con adecuadas.
Objetivo: Comercial, venta de productos, publicidad,
etc.
Ferias: Son actos periódicos que siempre se celebran en el
mismo lugar para exhibir bienes, servicios o productos, con fines comerciales.
Dirigido a profesionales. También particulares,
aunque generalmente se estipulan unos días concretos para cada uno.
Objetivo: Obtener una visión más amplia del mercado .Facilita
los contactos profesionales.
Exposiciones: Actos puntuales. Pueden ser informativos,
culturales, educativos, con una finalidad más propagandística que comercial. Es una actividad en
la cual se muestran productos y/o servicios, además converge el diálogo de
informal a formal con la visualización. Son un excelente medio de comunicación
y un punto clave de promoción y divulgación, bien de una empresa o de un
producto y/o servicio. La mayoría de las exposiciones no están orientadas a
materializar ventas concretas de los productos o servicios expuestos o
divulgados en ellas, y cuando esto ocurre y se cierra el negocio el comprador
recibe el producto en fecha posterior a la misma. Es una actividad muy
importante para establecer contactos.
Cursos,
seminarios y simposios: Reuniones
puntuales, de carácter formativo, con una duración variable. Su objetivo es exponer
temas, realizar debates, grupos de trabajo con el fin de contrastar opiniones y
sacar conclusiones.
Otros tipos de actos que podemos encontrar son:
Panel: El panel es una reunión no formal, es una
conferencia donde interviene un grupo de expertos, (2 o más conferencistas),
manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado con discusión entre
ellos. No exponen, sino que dialogan desde el principio. Permite participación
de una audiencia por medio de preguntas.
Esta es la gran
diferencia que hay con la mesa redonda. Aunque su desarrollo es aparentemente
espontáneo, debe seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una
preparación cuidadosa.
El moderador
selecciona a los participantes y prepara con ellos las líneas del diálogo.
Aunque cabe la improvisación en la presentación, debe seguirse las líneas
generales preparadas de antemano.
Cada uno de los
panelistas podrá tener encima de la mesa apuntes con el desarrollo general del
diálogo, allí estarán indicados los momentos en que cada uno tendrá que
intervenir y las ideas que deberá exponer, respondiendo o preguntando, cortando
frases de los otros.
Es muy importante
que tengan facilidad de palabra y cierto derroche de humor para amenizar la
conversación.
Foro: El foro es una reunión bastante informal, es
una técnica de participación en la cual todos los participantes de igual a
igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado, bajo la
dirección de un coordinador o moderador. Difiere sustancialmente de la mesa
redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los participantes,
es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la participación.
Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo tema.
Encuentro: Reunión de especialistas, en la cual uno o
más expositores abordan temas inherentes a su área, con el propósito de conocer
e intercambiar trabajos y experiencias realizadas en sus respectivos campos
profesionales.
Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas,
conciertos, exposiciones, etc.) cuyos contenidos obedecen a una temática
central que se realiza en forma periódica.
Jornada: Periodo durante el cual se desarrollan una
serie de diversas actividades de extensión, centradas en un área disciplinaria,
cuyo propósito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de
personas con intereses afines.
Asamblea General: Reunión estatutaria, ordinaria o
extraordinaria, de los miembros de una Asociación. Órgano decisorio.
Comité: Reunión formal de un grupo limitado de
personas, elegidas de un órgano directivo, con un mandato limitado en el
tiempo, generalmente son nombrados durante una sesión plenaria, cuyo mandato se
limita a la asistencia a dicha reunión superior, salvo excepciones. Se encarga
de emitir opiniones acerca de problemas concretos inscritos en la Orden del Día
o la Agenda de Trabajo y puede, a su vez, designar subcomités o grupos de
trabajo para el estudio exhaustivo de materias específicas.
Comisión: Con un carácter más efímero pero con un radio
de acción más amplio que el Comité, la Comisión es un órgano de control o de
consulta que se ocupa de sectores de actividades de la asociación u
organización. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes, cuyos
miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a Estatutos.
Sesión de trabajo de
una reunión plenaria de una conferencia o congreso, encargada de tratar una
parte del programa ordinario y transmitir las conclusiones a la plenaria para
su eventual aprobación.
Visita Guiada: La Universidad, ha adquirido un prestigio,
motivo por el cual el medio local, regional, nacional e internacional y la
opinión pública se sienten atraídos por conocer la infraestructura y los
servicios de la institución; para ello, la oficina de Protocolo, debe prever y
organizar visitas guiadas a las instalaciones de tal manera, que se pueda
brindar y resaltar la imagen institucional.
En la visita hay que
mostrar lo más resaltante de las instalaciones, destacando el aporte a la
economía regional y nacional. Estas visitas deben ser guiadas por un equipo
dirigido por la Oficina de Protocolo. Se debe mostrar la cordialidad del
personal y resaltar la armonía que existe entre todos los componentes de la
institución.
Reuniones
institucionales: Reuniones limitadas
a personas de la misma institución con el fin de actualizar a los participantes
sobre aspectos internos de la misma.
ORGANIZACIÓN DE ACTOS
PROTOCOLARIOS
A la hora de
organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle
adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole;
para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas
las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen,
vamos a dar cuatro puntos fundamentales.
Planificación
Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué
medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y
que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un
calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para
llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.
Producción
Son, lo que podríamos llamar actividades
previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se asignan
tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y
equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto.
Explotación
Fase en la que se desarrolla el acto,
propiamente dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado y que
hemos producido. Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado,
ajustándose al calendario y planing previsto, así como a su correspondiente
checklist. También es bueno contar con planes alternativos para situaciones
imprevistas.
En actos o eventos importantes, es muy
importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con normalidad
llegado el día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de
explotación.
Conclusiones
Es la fase posterior a la celebración del
evento; en ella se evalúan todas las actividades desarrolladas, de forma
detallada; se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles desviaciones
a tener en cuenta para posteriores organizaciones de actos. Es una
"evaluación de calidad" de todo el trabajo desarrollado.
En cualquier caso, la impresión que se
quiere dar cuando se organiza un acto en una empresa es la imagen que ésta
misma tiene, por lo que es importante no olvidar ningún detalle.
